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ACSI - Grupo 9 - Cliente

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ACSI - Cliente

Nome da empresa: LEICafé

Ramo de negócio / Actividade: Restauração


Apresentação do negócio:

A nossa empresa é proprietária de uma rede de cafés, actualmente com 21 lojas, e pretende um Sistema de Informação (SI) que permita gerir toda a logística inerente à nossa actividade visto que, neste momento, toda a gestão é efectuada com recurso a métodos manuais.

Disponibilizamos em venda directa ao cliente produtos tal como adquiridos aos nossos fornecedores, bem como produtos por nós transformados.

Temos correntemente cerca de 36 fornecedores, aos quais adquirimos a nossa gama de produtos. Pretendemos pois que o SI nos permita guardar informação referente aos fornecedores, contratos com estes celebrados, bem como um historial de encomendas efectuadas.

Neste momento contamos com dois tipos de clientes: empresas e singulares.

No caso de empresas, funcionamos com base num sistema de contrato, que permite a disponibilização de determinados produtos a essa empresa mediante um valor fixo e que nos é entregue mensalmente. Estes contratos têm um prazo estipulado, normalmente 6 ou 12 meses. Os clientes singulares são clientes que fazem o pedido, recebem o produto no momento e procedem ao seu pagamento imediatamente. Os clientes singulares apenas se identificam quando requerem uma factura, caso contrário o único registo da venda diz respeito aos produtos vendidos e o seu preço.

Cada uma das nossas lojas tem um gerente, empregados de mesa, empregados de cozinha e empregados de limpeza. Cada funcionário tem um salário dependente da sua função, número de horas de trabalho semanais e tempo de casa.

As nossas lojas estão em espaços arrendados, pelo que também é necessário guardar informação sobre os contratos de arrendamento.




Estrutura da Empresa:

A nossa empresa está estruturada de maneira a existirem 3 níveis hierárquicos, nomeadamente:

- Administração central

- Gerentes de loja

- Funcionários de loja


A Administração está situada num escritório a partir do qual gere toda a rede de lojas. A Administração tem como funções fazer estudos de mercado sobre os melhores locais para abrir lojas, tratar do arrendamento dos espaços, contratar gerentes para as lojas, definir aspectos de marketing das lojas, como aspecto exterior e preços a praticar nas lojas.

Os gerentes de loja têm como funções celebrar contratos com fornecedores de acordo com as necessidades da loja, gerir equipamentos da loja, gerir stock de produtos e contratar funcionários para a loja. O gerente tem total liberdade para celebrar contratos com fornecedores e funcionários mas não poderá rescindir contratos sem fundamentar essa decisão perante a Administração. Qualquer decisão sobre investimentos na loja, como por exemplo expansão da mesma, terá de ser aprovada pela Administração.

Os funcionários de uma loja estão sobre a autoridade do gerente dessa loja, sendo por ele contratados.




Informação para cada interveniente:

A Administração pretende ter acesso a toda a informação referente às lojas, no entanto o gerente de cada loja apenas deve ter acesso à informação da loja que gere. A qualquer momento poderá existir comunicação entre a Administração e os gerentes de loja, no entanto a principal via de interacção entre a Administração e os gerentes acontece numa reunião semanal. Nessa reunião são discutidos os resultados da loja durante a semana anterior, estratégias para o futuro e resolução de pequenos problemas que possam aparecer. Sendo que o lucro é o objectivo de qualquer empresa e a LEICafé não foge à regra, a informação sobre as despesas e receitas das lojas são extremamente importantes para a Administração. No final de cada dia toda a informação sobre as transacções da loja nesse dia deve estar disponível para análise por parte da Administração.

Para o gerente da loja é da maior importância a comunicação com os fornecedores. Toda a informação sobre os fornecedores deve estar facilmente disponível para o gerente, bem como a informação sobre stock de produtos, sendo que estas informações estão intimamente ligadas, devendo ser fácil para o gestor relacionar um produto com o seu fornecedor. A informação sobre contratos com funcionários deve estar bem estruturada, mas a sua importância é menor, visto que é informação que não necessita de ser consultada com frequência.

Os funcionários pretendem que o sistema seja de fácil interacção, facilitando o processo de venda de produtos. Assim que o funcionário recebe o pedido de um cliente, introduz a informação e a quantidade disponível desses produtos deve ser decrementada, para além da apresentação do valor total dos produtos pedidos e impressão do talão de venda.



Métodos actuais:

Neste momento todo o nosso negócio utiliza métodos manuais. Os pedidos dos clientes são registados pelo empregado de mesa em papel, os talões de venda são emitidos pela máquina registadora, mas as facturas são emitidas manualmente. Todos os contratos quer com empresas clientes, quer com fornecedores, são arquivados devidamente no escritório da Administração. A comunicação entre os gerentes de loja e a Administração é feita por telefone e através das reuniões semanais. É nestas reuniões que são entregues à Administração todos os documentos cujo arquivamento é necessário. Pretende-se portanto que todo este processo seja informatizado e agilizado.

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