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Os aspones

Título

A UTILIZAÇÃO DE TEXTO COPERATIVO ATRAVÉS DA MOREQ (MODELO DE REQUISITOS PARA GESTÃO DE ARQUIVOS ELETRÔNICOS)Moreq

Os dados cuja capacidade é descrever novos dados, são denominados metadados ou meta-informação. A utilização da meta-informação possibilita dar significado a um arquivo, sendo este disponível para a consulta de outros usuários. A importância dos metadados está na alta capacidade de recuperação dos dados. O editor de texto coperativo é uma ferramenta que possibilita a criação de textos juntamente com a colaboração de componentes de um determinado grupo. A construção de um texto cooperativo contribui para que idéias sejam expressas, alteradas até construir um produto final trabalhado por todos. As normas arquivísticas, não comportam o uso de texto cooperativo, ou seja, que realize o registro da pessoa que inseriu cada parte que compõe o texto. O uso da MoReq na inserção de textos cooperativos, seria uma das mais adequadas, pois ela é a mais específica para documentos eletrônicos, por isso seria mais fácil adaptá-la, não modificando muito na sua estrutura. Um documento eletrônico tem como cacterísticas: necessidade de se utilizar máquinas para que seja possível o acesso ao conteúdo destes documentos; independência entre o suporte e o conteúdo; a linguagem utilizada será sempre digital; há diversidade de conteúdos. A MoReq é um Modelo de requisitos para a gestão de arquivos eletrônicos que direciona-se a apoiar a implementação de sistemas de gestão de Arquivos Eletrônicos (SGAE). Essa norma foi desenvolvida por um grupo de consultores da Cornwell Affiliates plc. A sua versão em português é uma adptação da especificação original. Um SGAE é um sistema desenvolvido para a produção, recepção, armazenamento, destino e acesso a documentos eletrônicos. Pode compreender um software especializado, um determinado número de softwares integrados, adquiridos por encomenda, ou uma combinação deles, mas em todos os casos serão necessários à implantação de procedimentos e políticas de gestão. Os utilizadores do SGAE, devem definir o modo como às funções podem ser implementadas para satisfazer os seus requisitos. A MoReq surgiu da necessidade de uma especificação, cujos requisitos fossem direcionados a gestão de arquivos eletrônicos, principalmente nos órgão públicos onde a falta de instrumentos eficazes é precária. A especificação MoReq, destina-se a servir de ferramenta prática para auxiliar as organizações no exercício de suas atividades no que se refere a gestão de documentos de arquivo eletrônicos e não eletrônicos. Ela consagra apenas os meios necessários para a gestão de documentos de arquivo eletrônicos por meio de software. A MoReq encontra-se organizada em capítulos e estes divididos em seções. O capítulo 4 da especificação refere-se aos requisitos de controles de segurança, que referem-se ao acesso e registro das pessoas que utilizam o sistema. As organizações têm de poder controlar quem está autorizado a aceder aos documentos de arquivo e em que circunstâncias o acesso é permitido, dado que os documentos podem conter informação pessoal, comercial ou operacionalmente sensível. É igualmente necessário aplicar as restrições de acesso a utilizadores externos. Em Portugal, onde o acesso aos documentos administrativos é consagrado pela Lei nº65/93, de 26 de Agosto (actualizada pelas Leis nº 8/95, de 29 de Março, e 94/99, de 16 de Julho), os cidadãos podem consultar qualquer documento independentemente do seu suporte, desde que não contenha informação reservada, por razões de segurança do Estado ou de protecção de dados pessoais. Os requisitos para este tipo de controlos estão enumerados na secção 4.1. O requisito 4.1.1 comenta que um SGAE tem de permitir que um Administrador limite, a utilizadores ou grupos de utilizadores especificados, o acesso a documentos de arquivo, dossiês e metainformação. Neste requisito sugerimos a criação de um campo para a identificação deste certo grupo restrito de usuários, ja que o uso fica a cargo do administrador (arquivista), este deverá criar um código por exemplo que identifique quando cada pessoa acessar as informações. Seria sugerido um código para preservar os dados pessoais do usuário. Assim, seria possivél identificar a utilização do sistema. Não só a Moreq, mas todas as outras normas de descrição de documentos, eletrônicos ou não, devem ter um campo que descreva todos os autores e, no caso do texto colaborativo, todos que participaram. Assim será possível uma melhor busca e acesso a informação. Ja o requisito 4.1.2 define que um SGAE tem de permitir que o Administrador associe, aos atributos do perfil de utilizador, indicação dos campos de meta-informação, documentos de arquivo ou dossiês aos quais o utilizador tenha acesso. Os atributos do perfil actuarão no sentido de:

proibir o acesso ao SGAE sem um mecanismo de autenticação aceite, atribuído ao perfil de utilizador;

restringir o acesso do utilizador a dossiês ou documentos de arquivo específicos;

restringir o acesso do utilizador a classes específicas do plano de classificação;

restringir o acesso do utilizador de acordo com a credenciação de segurança obtida pelo mesmo;

restringir o acesso do utilizador a certas acções (p. ex. ler, actualizar e/ou eliminar campos de meta-informação específicos);

recusar o acesso posterior a uma data determinada;

designar o utilizador para um grupo ou grupos.

Uma palavra-passe é um exemplo de um mecanismo de autenticação aceite. 4.1.3 Um SGAE tem de poder disponibilizar os mesmos procedimentos de controle no que respeita a funções de utilizador e a utilizadores. Este recurso permite aos Administradores gerir e manter um conjunto limitado de direitos de acesso a funções de utilizador em vez de um número mais alargado de utilizadores individuais. Exemplos de funções podem incluir as desempenhadas por um gestor, funcionário encarregado de processar reclamações, analista de segurança, administrador de bases de dados. Seção 9.1 Administração Geral - esta secção inclui requisitos para a gestão de parâmetros, salvaguarda e reconstituição do sistema, gestão do sistema e administração de utilizadores. 9.1.1 - um SGAE tem de permitir que os Administradores, de uma maneira controlada e sem esforço excessivo, recuperem, visualizem e reconfigurem os parâmetros dos sistemas e as escolhas feitas na fase de configuração – por exemplo, respeitantes aos elementos a serem indexados – e reafectem utilizadores e funções a funções de utilizador O requisito 9.1.6 - um SGAE tem de permitir que os Administradores efectuem alterações em bloco ao plano de classificação, assegurando que toda a meta-informação e dados da rotina de auditoria sejam sempre mantidos de forma correcta e completa, com o fim de proceder aos tipos de alteração de estruturas organizacionais que se seguem:

divisão de uma unidade orgânica/funcional em duas;

combinação de duas unidades orgânicas/funcionais numa;

reposicionamento ou atribuição de novas competências ou de nova designação a uma unidade orgânica/funcional;

divisão de uma estrutura organizacional em duas outras. Quando se efectua uma alteração dessas, os dossiês fechados têm de permanecer nesse estado, mantendo as respectivas referências ao plano de classificação que existia antes da alteração. E os dossiês abertos têm de:

ser fechados, mantendo as respectivas referências ao plano de classificação antes da alteração, e de ser objecto de referência cruzada a um novo dossiê no plano modificado; ou:

ser referenciados ao plano modificado, mas mantendo todas as referências prévias ao plano de classificação antes da alteração. As alterações descritas acima podem implicar alterações correspondentes aos planos de classificação das unidades e respectivos universos de utilizadores. A expressão “alterações em bloco” indica que todas as classes, dossiês e documentos de arquivo afectados podem ser tratados por meio de um pequeno número de transacções em vez de precisarem de ser tratadas individualmente.

9.1.7 Um SGAE tem de suportar a deslocação de utilizadores entre unidades orgânicas/funcionais.

9.1.8 Um SGAE tem de permitir a definição de funções de utilizador e ainda que vários utilizadores fiquem associados a cada função.

Um dos princípíos básicos consiste no fato de documentos arquivísticos não poderem ser alterados e ou eliminados. Porém podem surgir exceções como por exemplo quando ocorre um erro de utilizador. Está seção defini os requisitos para este tipo de situação.

9.3.8 O Administrador tem de poder alterar qualquer elemento de meta-informação introduzido pelo utilizador. As informações sobre qualquer alteração desse tipo têm de ser armazenadas na rotina de auditoria. Esta função destina-se a permitir que os Administradores corrijam erros de utilizador, tais como erros de introdução de dados, e a manter o acesso de utilizadores e grupos. O Capítulo 12 trata sobre os REQUISITOS DE META-INFORMAÇÃO:

A Meta-informação inclui, no contexto da presente especificação, informações de indexação e outros dados, tais como informações sobre restrições de acesso. Não é viável definir todos os requisitos de meta-informação para cada uma das implementações possíveis de um SGAE. Diferentes tipos de organizações e aplicações têm necessidades particulares e tradições muito diversas. Por exemplo, determinadas organizações precisarão de indexação que ponha em evidência identificações de nomes de clientes ou datas de transacções, ao passo que outras necessitarão de codificação hierárquica exacta; algumas precisarão de volumes que se relacionem com anos económicos, enquanto que outras não; certas organizações terão necessidade de controlos de acesso por razões de confidencialidade, outras de controlos por motivos de propriedade intelectual, etc. Consequentemente, este capítulo da especificação MoReq propõe requisitos mínimos concebidos na generalidade, mas que se destinam a ser personalizados. Esses requisitos mínimos incluem listas de determinados elementos de meta-informação que um SGAE tem de estar apto a capturar e tratar. Quase todos os SGAE podem ser configurados com campos suficientes para suportar os elementos de meta-informação enumerados em baixo, embora tal, só por si, não baste. É importante considerar que: • um SGAE tem de recorrer aos elementos de meta-informação para permitir e suportar as funções definidas nos restantes capítulos da presente especificação; • um SGAE tem de incluir meios que suportem as regras de validação, herança e de valores por omissão, quando capturar elementos de meta-informação. Esses capítulos apresentados e suas seções, referem-se especificamente a metadados, uso, acesso,que servem para reforçar a idéia do trabalho, por isso foram apresentados na sua íntegra. Os profissionais arquivistas estão sofrendo uma enorme pressão em função dos documentos eletrônicos. Os avanços tecnológicos têm colocado novos desafios relacionados a Gestão de documentos e todo o conteúdo inserido nesta. A moreq é uma norma nova, sendo pouco utilizada e divulgada, considerando-se que ela apresenta-se apenas na versão inglesa e portuguesa; dificultando a realização da avaliação de sua eficácia. A especificação possui uma fexibilidade na mudança de sua estrutura, ficando facil adaptá-las a necessidades do administrador. Por esse motivo foi escolhida a Moreq para a realização deste trabalho.


A versão em português é uma tradução do original, adptada á realidade portuguesa. A tradução foi efetuada por Armandas rodrigues, com revisão técnica de Ceília Henriques, Eugénia Gomes, Francisco Barbedo, José Lagoas e Maria Pires de Lima. Está esta disponivel em formato eletronico nas url: http://www.iantt.pt http://www.adporto.org/paginas/novidade.htm versão Portuguesa.

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